Regulamin zgłoszeń wewnętrznych.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych.

Regulamin zgłoszeń wewnętrznych określa w szczególności:

1)     podmiot wewnętrzny upoważniony przez pracodawcę do przyjmowania zgłoszeń;

2)     sposoby przekazywania zgłoszeń;

3)     informację, czy wewnętrzna procedura obejmuje przyjmowanie zgłoszeń anonimowych;

4)     niezależny organizacyjnie podmiot, upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację ze zgłaszającym, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie zgłaszającemu informacji zwrotnej; rolę tę może pełnić podmiot, o którym mowa w pkt 1;

5)     obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie;

6)     obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez upoważniony podmiot, o którym mowa w pkt 4;

7)     działania następcze podejmowane przez pracodawcę w celu zweryfikowania informacji o naruszeniach prawa oraz środki, jakie mogą zostać zastosowane w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa;

8)     maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;

9)     zrozumiałe i jednoznaczne informacje na temat trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

2. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:

1)     wyszczególnienie innych niż pracownicy osób, od których przyjmowane są zgłoszenia zgodnie z regulaminem zgłoszeń wewnętrznych, takich jak: byli pracownicy, osoby świadczące pracę na rzecz pracodawcy na innej podstawie niż stosunek pracy, akcjonariusze, wspólnicy, członkowie organu zarządzającego lub organu nadzoru, wolontariusze, stażyści oraz osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy; przepis art. 28 ust. 5 stosuje się odpowiednio;

2)     wyszczególnienie  naruszeń, o których mowa w art. 3 ust. 2, jeżeli pracodawca ustanowi zgłaszanie takich naruszeń;

3)     wyszczególnienie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności pracodawcy sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych, innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub ryzykiem korupcji;

4)     wyszczególnienie rodzajów naruszeń prawa, odnośnie do których pracodawca zachęca, by zgłoszenie zostało skierowane w pierwszej kolejności do pracodawcy z wykorzystaniem procedury przewidzianej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, biorące pod uwagę w szczególności okoliczności wskazane w pkt 3;

5)     informację, że zgłoszenie może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego lub organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych, w szczególności gdy:

a)     w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w regulaminie zgłoszeń wewnętrznych pracodawca nie podejmie działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej lub

b)    zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub

c)     dokonanie zgłoszenia wewnętrznego narazi zgłaszającego na działania odwetowe, lub

d)    w przypadku dokonania zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału pracodawcy w naruszeniu prawa.

3. Ustanawiając wewnętrzną procedurę, pracodawca zapewnia bezstronność weryfikacji zgłoszeń przez podmiot, o którym mowa w ust. 1 pkt 1 i 4.

4. Sposoby przekazywania zgłoszeń, o których mowa w ust. 1 pkt 2, obejmują przynajmniej możliwość dokonywania zgłoszeń na piśmie lub ustnie.

5. Zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz, na wniosek zgłaszającego, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

6. Informacja zwrotna, o której mowa w ust. 1 pkt 8, obejmuje w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.